Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych w 2017 r.
Dodane przez michalsierpowski dnia Październik 27 2017 14:08:07

Dokumenty księgowe, które należy przechowywać to: księgi podatkowe (dla pełnej księgowości - księgi rachunkowe, dla uproszczonej: KPiR), ewidencje, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury), sprawozdania finansowe. Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty księgowe powinny zostać uzupełnione o kopię rocznej deklaracji podatkowej.

Aby móc przechowywać dokumenty księgowe w formie elektronicznej, należy pamiętać, aby zapisać dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF) i przechowywać je w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dzięki temu nawet bez dostępu do internetu czy przy chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową można odnaleźć właściwe wystawione wcześniej dokumenty elektroniczne.

Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury w formie papierowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od 30 kwietnia roku następnego.

Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej: księgę przychodów i rozchodów (KPiR), rejestry VAT sprzedaży i zakupów, faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej oraz faktury papierowe po ich zeskanowaniu, ewidencję wyposażenia oraz ewidencję środków trwałych.

Należy pamiętać, że przechowywanie dowodów księgowych w formie elektronicznej nie ma zastosowania w odniesieniu do: ewidencji przychodów (ryczałt), dowodów wewnętrznych - przychodowych i kosztowych, ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, raportów z kasy fiskalnej zarówno dobowych jak i miesięcznych i ewidencji przebiegu pojazdu.



Rozszerzona zawartość newsa
Dokumenty księgowe, które należy przechowywać to: księgi podatkowe (dla pełnej księgowości - księgi rachunkowe, dla uproszczonej: KPiR), ewidencje, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury), sprawozdania finansowe. Przy zamykaniu roku podatkowego dokumenty księgowe powinny zostać uzupełnione o kopię rocznej deklaracji podatkowej.

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, aby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne - tj. chronione przed osobami niepowołanymi.

Aby móc przechowywać dokumenty księgowe w formie elektronicznej, należy pamiętać, aby zapisać dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF) i przechowywać je w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dzięki temu nawet bez dostępu do internetu czy przy chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową można odnaleźć właściwe wystawione wcześniej dokumenty elektroniczne. Kluczowe jest respektowanie porządku, chronologii i podziału na konkretne okresy rozliczeniowe. Ponadto, trzeba zadbać o ochronę takich danych przed: niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dodatkowo przedsiębiorca musi zrobić kopię swoich dokumentów księgowych na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych np. na pendrivie.

Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury w formie papierowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od 30 kwietnia roku następnego.

Omawiany okres przechowywania dokumentacji księgowej nie obejmuje dokumentów kadrowych, takich jak lista płac, karta wynagrodzeń czy innych dowodów niezbędnych przy ustalaniu podstawy świadczeń emerytalnych lub rentowych. W ich przypadku przedsiębiorca musi je przechowywać przez 50 lat.

Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej: księgę przychodów i rozchodów (KPiR), rejestry VAT sprzedaży i zakupów, faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej oraz faktury papierowe po ich zeskanowaniu, ewidencję wyposażenia oraz ewidencję środków trwałych.

Należy pamiętać, że przechowywanie dowodów księgowych w formie elektronicznej nie ma zastosowania w odniesieniu do: ewidencji przychodów (ryczałt), dowodów wewnętrznych - przychodowych i kosztowych, ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, raportów z kasy fiskalnej zarówno dobowych jak i miesięcznych i ewidencji przebiegu pojazdu.